Unternehmen
Datenschutzhinweise
Die Themen Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot unserer Firma auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist gestützt auf das berechtigte Interesse unserer Firma an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für die Organisation, ihre Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1f DSGVO. Darüber hinaus können der Einsatz des Hinweisgebersystems oder Teile davon auf eine rechtliche Verpflichtung der Organisation gestützt werden (bspw. nationale Umsetzungsgesetze der EU Whistleblowing Richtlinie). Die rechtliche Grundlage für diese Fälle ist Art. 6 Abs.1c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen rechtlichen Verpflichtung.
Verantwortliche Stelle
Kynast Elektroanlagen GmbH
Wiesenthaler Straße 14 a
36466 Dermbach
Mail: compliance@kynast-elektroanlagen.de
Verantwortlicher und allgemeine Hinweise
Das Hinweisgebersystem wird durch die Fa. Kynast Elektroanlagen betrieben. Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer Datenbank in gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur dem Verantwortlichen möglich. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen auf Seiten des Verantwortlichen beschränkt ist. Der Verantwortliche hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit können an die oben genannten Kontaktdaten gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
– Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
– ob Sie beim Verantwortlichen beschäftigt sind und
– gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter des Verantwortlichen entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter des Verantwortlichen prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern des Verantwortlichen oder weiteren Mitarbeitern, die mit dem Verantwortlichen in Beziehung stehen, weiterzugeben. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter des Verantwortlichen Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.